Slik effektiviserer du teamet

28. oktober 2018 AV Sense PKT

30 % av norske ledere mener at konflikter hemmer dem i jobben sin.

Hvordan kan du arbeide med vanskelige, konfliktfylte tema i teamet ditt – uten å fokusere på negative forhold?

 

Ordet arbeidsmiljø rommer mye, og det er lite sannsynlig at du har akkurat lik definisjon av ordet som dine teammedlemmer. Det er heller ikke sikkert at teammedlemmene har lik oppfatning av hva som skal prioriteres, hvordan man fordeler arbeidsoppgaver, og hvor funksjonell teamets arbeidsmetodikk og prosedyrer egentlig er.

Et effektivt arbeidsmiljø forutsetter at alle teammedlemmer har en mest mulig lik forståelse av mål og retning, og hvordan man som team skal arbeide sammen for å komme dit. For å oppnå et velfungerende samarbeidsklima i teamet må man først og fremst bryte opp det store begrepet ”arbeidsmiljø” slik at det blir mer håndterlig. Videre må man få den enkeltes oppfatninger om disse delelementene på bordet.

For å styre samtalen vekk fra en oppramsing om feil og mangler, bør man heller stille spørsmål som løfter oppmerksomheten mot positive ord som utvikling og muligheter.

 

10 delelementer som er avgjørende for teamets fungering:  

 

  1. Organisatoriske forhold

God struktur, smidige arbeidsprosesser, fornuftig fordeling av oppgaver, klare regler, rutiner og retningslinjer er nødvendige kriterier for effektive team. Dette punktet handler om å identifisere propper i systemet, og å finne gode løsninger som gjør arbeidet enda mer effektivt. Dermed kan man bruke tiden på det man skal, nemlig produksjon.

  1. Gode og meningsfulle samtaler

Åpenhet og ærlighet forutsetter at den enkelte medarbeider opplever at det er trygt å komme med meninger, dele ideer, og å si fra dersom man mener noe ikke fungerer som det bør. Gode og meningsfulle samtaler er derfor avhengig av tillit og trygghet i relasjonene. Tillit er en følelse som kontinuerlig må overvåkes og pleies. Manglende tillit, respekt, interesse for å lytte, dele og ønske hverandre godt, medfører at viktig informasjon og kunnskap går tapt eller holdes tilbake, og at den enkelte fokuserer på egne oppgaver heller enn på teamets oppgaver.

  1. Nøyaktige observasjoner og antakelser

Et effektivt team evner å foreta nøyaktige observasjoner av dets omgivelser, analysere forhold som fremmer eller hemmer fremdriften, og å forstå hva som fungerer og ikke fungerer. Effektive team gir klare og ærlige tilbakemeldinger i tilfeller hvor det oppstår feil og mangler, og bruker refleksjon, fornuft, rettferdighet og redelighet som sentrale verktøy for til å oppnå teamets mål.

  1. Evne til konflikthåndtering

Konflikt er en naturlig del av enhver bedrift. Konflikt er en sentral kilde til nytenkning og utvikling, men for å holde fokus på problemløsning, er det kritisk at teamet evner å håndtere konflikter som oppstår mellom teammedlemmene på en god måte. Et effektivt team tør å benevne problematiske forhold, og de tør å ta de vanskelige samtalene. Teammedlemmene stoler på at de berørte føler seg ivaretatt dersom noe er vanskelig, og de har tro på at teamet evner å løse konflikter og uro i tidlig fase slik at det ikke påvirker det videre samarbeidet i nevneverdig grad.

  1. Utnyttelse av mangfold

Mangfold gjør teamet sterkt og kraftfullt fordi man får tilgang til flere innfallsvinkler og perspektiver som fremmer kreativitet og evne til problemløsning. Team som utnytter sine forskjeller knyttet til mennesketyper, erfaringsbakgrunn, evner, preferanser, med mer, er mer effektive og mer produktive enn team som ikke er mangfoldige, eller som ikke utnytter teammedlemmenes forskjelligheter.

  1. Innovativ tenkning

Innovativ tenkning innebærer at man stiller spørsmål ved etablerte sannheter og ved dagens måte å gjøre ting på. Innovativ tenkning er imidlertid avgjørende for å henge med i et marked i rask endring. Å få lov til å utfolde seg kreativt, og til å fremme nye ideer, utløser som oftest positiv energi i teamet. På den andre siden innebærer kreativitet og nyvinning en viss risiko. Det er derfor nødvendig at teammedlemmene tør å utfordre og satse, men samtidig være i stand til å håndtere usikkerhet og ansvar som knyttes til et resultat som kanskje ikke stod til forventningene.

  1. Ansvarsfølelse

Et velfungerende team er avhengig av at teammedlemmene tar ansvar både for teamet og for arbeidsoppgavene. Team som lykkes består av medlemmer som forstår og ivaretar både sine egne og hele teamets ansvarsoppgaver. Ansvarsfølelse innebærer ikke bare at man leverer det man skal, men også at man deler kunnskap og erfaringer som gir teamet enda bedre forutsetninger for å lykkes.

  1. Arbeidsmoral

“Å blø for drakten” innebærer at teammedlemmene har et sterkt ønske om at teamet skal lykkes. Derfor strekker de de seg langt for å oppnå teamets mål. Høy arbeidsmoral betegnes av at teammedlemmer leverer arbeid som overgår forventninger, at de arbeider hardt for å levere høy kvalitet til gitte frister, og at de stiller opp når det røyner på, både for sine arbeidsoppgaver og sine kolleger.

  1. Anerkjennelse av hverandres prestasjoner

Evne til å juble over dine teamkollegers prestasjoner, til å genuint unne dem suksess, er kvaliteter som har stor betydning for hvorvidt et team lykkes eller ikke. Dette kjennetegnes blant annet av at teammedlemmer aktivt uttrykker begeistring på andres vegne. Anerkjennelse over gode prestasjoner, eller takknemmelighet over andres tilstedeværelse er svært motiverende, både for den som løftes opp, og for teamet i sin helhet.

  1. Spesifisering av roller/rolleavklaring

Ethvert team, og enhver arbeidstaker, må ha klart definerte roller. Rollene må tilpasses slik at arbeidsmengde, ansvar og bidrag passer overens med den enkeltes kapasitet, kvalitet, talent, evner og ønsker. Samtidig må alle teammedlemmer føle at eget bidrag utgjør en viktig brikke i det store puslespillet. Klart definerte roller hjelper teammedlemmene til å forstå når, hvorfor og hvordan hver enkelt må bidra for at man sammen skal nå ønskede resultater.

 

Hvordan finner man de områdene som optimaliserer teamets fungering?

 

  1. Still følgende spørsmål til dine teammedlemmer: ”På en skala fra 0 – 100, hvor godt opplever du at vi utnytter potensialet vårt knyttet til hvert av de 10 delelementene?
  2. Gi hver av de 10 delelementene din prosent på potensialutnyttelse. (Slik ”tvinges” man til å ta et standpunkt).
  3. Beskriv hvorfor du vurderer potensialutnyttelsesprosenten slik til hvert enkelt delelement
  4. Beskriv hva du mener kan gjøres for å heve potensial-utnyttelsen i hvert enkelt delelement
  5. Helt til slutt regner man sammen gjennomsnittet av alle teammedlemmers prosenter på hvert enkelt delelement, og danner gruppearbeid hvor oppgaven er å identifisere utviklingsområder, og til å fremme løsninger til hvordan man kan utnytte potensialet i teamet enda bedre. Vel og merke – løsninger som man selv kan ta kontroll på og påvirke!

 

Dersom man finner store sprik mellom teammedlemmers skårer på delelementene, bør dette definitivt vies oppmerksomhet. Sprik vitner om ulik virkelighetsoppfatning mellom teammedlemmer, noe som kanskje medfører misforståelser, negative følelser, og annet man helst vil unngå.

Denne oppgaven er en påminnelse om at alle teammedlemmer er aktive agenter for å fremme tillit, trygghet og arbeidsglede, kunnskapsdeling, erfaringsoverføring og utvikling, god stemning og et produktivt, helsefremmende samarbeid. Oppgaven bidrar til ansvarliggjøring og inviterer til involvering. Den er en temperaturmåler, og den bør gjentas med jevne mellomrom for å sikre at man holder stø kurs fremover.

 

Lykke til med godt teamarbeid!

 

Av Jøri G. Horverak, PhD/Psykolog Sense PKT AS